理性规避全面预算管理软件选型误区

【IT168 信息化】　　随着企业的壮大，企业不仅会关注已经发生的现金流，同时也需要控制未来可能发生的现金流。全面预算管理信息化系统，也就应运而生了。在这篇文章中，笔者就结合自己的项目经验，谈谈现在企业在这个全面预算管理软件选型中存在的一些误区。　　一、放弃套装软件，选择自定义开发　　在实际工作中，笔者发现企业对套装软件存在一些误区。如笔者去年接触过一家企业。他们在全面预算管理软件这个项目中，采取了|“咨询+开发”的策略。即叫一家咨询公司，现对企业的需求与流程进行咨询与整理，然后再根据咨询的结果来开发应用软件。但是结果并不是很理想。主要是因为自定义开发的全面预算管理系统存在很大的风险。　　一是企业现有管理水平的风险。做一个形象的比喻。套装全面预算管理软件，就好像品牌西装。企业如果想要穿这套系统，可能需要吃“苦头”，先塑造自己的体型，做到标准。只有如此，穿起来才会比较像样。但是，如果是自定义开发的软件，就好像是给人量身定制的西装。虽然穿起来比较贴身，但是很有可能因为企业本身的业务不够标准，而变成一个“四不像”。对于这个风险企业没有充分的认识到，为此导致了很多自定义开通化市专治癫痫病的专科医院发项目无疾而终。　　二是咨询人员的水平层次不齐。咨询加开发的方案，看起来很好，但是其实不然。简单的说，这种项目实施方式，对于咨询人员的水平非常的依赖。如果咨询人员的水平比较差，或者实际的管理经验不足，那么很可能项目会以失败而告终。采用套装软件，系统已经蕴含了一些管理专家的管理模型。实施人员的做法是调整企业现有的管理方式，让这个管理模型在企业中落地生根。而现在咨询式开发则是完全相反。其管理的思路完全捏在咨询顾问的手中。如果咨询人员稍微出现一点偏差，企业就可能走很多的冤枉路。这个咨询顾问水平与责任心的风险，企业也没有充分的认识到。　　三是软件漏洞的风险。一个成熟的套装管理软件，其开发与应用需要经过很多企业用户的认证。而且即使经过多家企业用户的认证，在全面预算管理软件中，也难免存在着一些治癫痫病的专业医院有哪些漏洞。如果现在叫一家软件公司开发，其针对的只是单家企业，这个漏洞就会更多、更大。而全面预算管理软件要在企业中得到应有的收益，很大一部分内容在与一个完善的逻辑。如果逻辑不够完善大理州哪里有专治癫痫病医院，那么就会存在比较大的风险。　　四是软件系统升级的风险。企业在不断的发展，其业务需求也在不断的扩大。如果是套装的软件，会对软件版本进行不断的升级。在升级过程中，会将企业的一些典型需求在软件版本升级的过程中体现出来。而自定义开发的应用软件，往往不存在软件升级的服务。如果后续企业需要一些需求，即使是很标准的需求，也需要通过二次开发来实现。这对于用户来说，无疑是致命的。这种风险，企业也应该引起足够的重视。　　综上所述，企业放弃套装软件，而选择自定义开发的模式来推动全面预算管理系统，这种项目方式存在着比较大的项目风险。在实际工作中，应该尽量避免。　　二、ERP系统的预算模块，并不能够代替全面预算管理　　有些企业，上了ERP系统的预算模块。但是发现使用起来并不是很顺利。这很大一部分原因在于他们没有认识到ERP预算模块的实质。现在市面上的财务预算系统从本质上来说，可以分为好几种。如以财务为中心的预算管理软件，就好比ERP系统中才财务模块，其核心是为财务管理服务的。简单的说，其只涵盖了全面预算管理中的一块内容。为此企业在使用的过程中就会有束手束脚的感觉。笔者认为，一个完善地全面预算管理解决方案，应该体现一个中心，四个基本点。即以管理为中心，财务、流程、协同、数据分析四个基本面。　　全面预算管理系统最终是为了管理。或者说，是出自管理的需要。简单的说，就是企业管理层会根据企业的实际情况（如历史的费用花费情况、企业后续的发展、项目的开发等等），来做相关的费用计划。后续各个部门消费时，要严格根据这个计划来开展。通过这种手段，来改善企业的现金流。可见，全面预算的管理思路，其并不是单独的为财务服务的。其主要体现的还是管理层的思想。为此，ERP系统中的预算财务模块，其隶属于财务管理这个大模块中。所以无法全面的实现企业预算管理的需要。　　流程的管理也是预算管理中一个非常重要的环节。举一个简单的例子。费用预算做好了，那么部门后续花费支出的审批，就可以简化许多了。在流程管理上，甚至可以银川洛灵武市哪家医院看儿童癫痫好实现自动化管理。如管理者可以预先定义每个月的费用计划。如果部门的实际费用支出，在费用计划的50%之内，那么只需要部门主管审批即可。如果超过了50%，就需要部门经理审批。毕竟这个费用的支出，最终是跟部门领导的考核相关的。通过流程管理，就可以简化后续的审核的流程，提高工作效率。在ERP系统中，工作流管理往往是作为一个独立的模块，甚至是一个独立的系统。没有跟财务管理中的预算模块进行紧密的联系。这也是一个预算模块无法代替全面预算管理系统的一个重要原因。　　在全面预算管理系统中，还涉及到数据分析的功能。如需要分析以前五年的费用支出情况，来为制定新的一年的费用计划提供数据的支持。如还需要系统能够提供仪表板等功能，来实时的反应费用支出与预算之间的对比状况。如需要系统能够分析费用在各个项目中的比率关系，帮助决策者来分析费用计划的合理性等等。这些功能都需要有数据分析工具的支持。而现在的ERP系统，其本身自带的数据分析功能是很薄弱的，有些系统甚至没有带数据分析的工具。为此如果只用ERP系统中的财务预算模块，其就只是一个简单的记帐工具，而无法对预算模块中的数据进行对比分析。　　协同也是全面预算管理系统中一个非常重要的环节。如费用的审批、单据的传递等等，都需要通过协同来完成。而ERP系统本身是一个业务管理系统，缺乏用户之间的协同操作。有些系统是通过电子签核等模块来实现一定的协同功能。这也是可行的。但是也存在一定的局限性。简单的说，这个电子签核功能只是协同办公的一个小小的方面。　　综上所述，ERP中的预算模块是以财务管理为中心的。从本质上来说，只是实现了全面预算管理中“一个中心、四个基本面”中的一个基本面而已。为此笔者可以负责任的说，现在ERP系统中的预算管理模块还无法替代全面预算管理。如果企业真的需要在全面预算管理上提升一个层次，最好选择一款独立的全面预算管理系统。然后在项目的实施中，实现与ERP系统的整合。